FAQ & Hilfen

Finden Sie Antworten auf Ihre Fragen, die sich vor der Nutzung, beim Start - oder später bei der Anwendung ergeben. Sollten Sie nicht die gewünschten Informationen finden, so schreiben Sie uns gerne.

Fragen & Antworten zum Start mit Cocuun

Im Folgenden finden Sie Fragen und Antworten, die sich häufig vor oder bei den ersten Schritten mit Cocuun ergeben. 
Wenn Sie hier nicht fündig werden, schauen Sie gerne in unserem Cocuun Support-Center vorbei ...

Was ist Cocuun? Was kann die App mehr als übliche Messenger?

Der Name ist von Cocoon (Kokon) abgeleitet. Er stellt den Aspekt der Sicherheit, der für unsere Anwender und uns ein besonderes Anliegen ist, in den Vordergrund. Cocuun steht zudem für Communication, Container, Collaboration und "unique", wie "einzigartig".

Denn neben Kommunikation, Zusammenarbeit sowie Datenaustausch innerhalb von Gruppenchats und Gruppenordnern machen Zusatzfunktionen sowie die themenbezogene Rechtevergabe Cocuun einzigartig.

Download und Installation der Cocuun Apps/Software sind kostenlos. Die Nutzung ist für jeden einzelnen Anwender ebenso kostenlos. Sie können nach eigenem Wunsch unbegrenzt viele Gruppenchats und Gruppenordner mit Themen anlegen sowie Teilnehmer einladen, um mit ihnen zu chatten, Dateien auszutauschen, gemeinsam Dinge zu organisieren uvm. Dazu steht jedem Nutzer 1 GB für die Inhalte seiner Gruppenchats und -ordner zur Verfügung.

Non-Profit-Organisationen (Vereine, Verbände, Institutionen, Behörden, Bildungseinrichtungen, Initiativen etc.) sowie Unternehmen bieten wir ein Leistungs- uns Servicepaket für den professionellen Einsatz. Der Preis ist äußerst attraktiv! Denn schon für 49 € (zzgl. MwSt.) im Monat schalten wir unserem Vertragskunden zusätzliche Funktionen für seine Teilnehmer in Gruppen frei. 

Einzigartig: wir zählen dabei nur die Zahl der tatsächlichen festen "Mitarbeiter" unserer Vertragspartner. Alle anderen, z.B. Mitglieder, ehrenamtlich Mitwirkenden, Geschäftspartner, Dienstleister, Kunden etc. zählen wir nicht! D.h., unsere Vertragspartner können unbegrenzt viele "Externe" in ihre "Mandanten-Ordner" hinzunehmen.

Das macht Cocuun besonders attraktiv für Non-Profit-Organisationen, z.B. zur Vernetzung von ehrenamtlich tätigen Menschen. Hier fallen dann in der Regel tatsächlich nur 49 € zzgl. MwSt. pro Monat für die gesamte "Organisation" an.

Cocuun ist weit mehr, als eine sichere, deutsche Alternative für WhatsApp & Co.

  1. Cocuun ist eine sichere Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb geschlossener Nutzergruppen wie Teams, Abteilungen, Geschäftspartner. Cocuun vereint im Prinzip die Möglichkeiten ähnlich der E-Mail, einem Messenger sowie einem Web-Speicher wie Dropbox.
  2. Cocuun bietet Einzelchats für Dinge, die Sie besser zu zweit klären, wie Sie es ggf. von einfachen Messengern kennen. 
  3. Mit einfachen Gruppenchats kommunizieren Sie in der Gruppe, ebenfalls wie von herkömmlichen Messengern gewohnt, jedoch mit folgenden Vorteilen:
    • mit Historie, d.h., neue Gruppenchat-Partner sehen Beiträge und Dokumente der Vergangenheit, das bietet WhatsApp z.B. nicht.
    • als App für iOS und Android, im Web per Browser sowie als Desktop-Application für Windows und macOS einfach und komfortabel nutzbar, das bieten einfache Messenger nicht in der Art. Die Inhalte werden auf allen Medien in Echtzeit synchronisiert.
    • mit höchster Datensicherheit (z.B. TLS-verschlüsselte Übertragung) und nach gesetzeskonformem Datenschutz (DSGVO-konform) entwickelt und gehostet in Deutschland
  4.  Cocuun bietet darüber hinaus Gruppenordner, die nächste Generation der Gruppenchats, für die effiziente, geordnete und übersichtliche Zusammenarbeit mit anderen. Das bieten einfache Messenger nicht.
    • Inhalte können Sie hier übersichtlich in Themen und Funktionsmodulen strukturieren. Der Gruppenordner als übergeordnete Ebene kann beliebig viele Themen enthalten, um Nachrichten-, Diskussionsinhalte und Dokumente einzuordnen: . 
    • Sie können Teilnehmer einladen und diesen themenbezogen Rechte vergeben: schreiben, lesen, moderieren, administrieren
    • Innerhalb von Themen können Sie Informationen, Dokumente, Fotos, Videos, Dateien jeglichen Formats teilen bzw. speichern
    • Sie können Umfragen, Abstimmungen, Organizer, Checklisten als Funktionsmodule flexibel und themenbezogen einbinden
  5. Bei Messengern wie WhatsApp gibt es lediglich Gruppenchats. Oftmals werden hier diverse Themen gleichzeitig durcheinander diskutiert, unnötig kommentiert usw., was in der Regel sehr unübersichtlich wird und nicht für die Organisation von Projekten oder Abbildung von Vorgängen im Arbeitsalltag taugt.

Zu Ihrem persönlichen Speicherplatz zählen die Daten, die innerhalb der von Ihnen angelegten und administrierten Gruppenchats und Gruppenordnern insgesamt anfallen, somit auch die Uploads anderer Teilnehmer in Ihren Gruppen.

Sobald die Obergrenze erreicht ist, erhalten Sie automatisch einen Hinweis zur begrenzten Speicherkapazität. Ältere Einträge und abgeschlossene Gruppenordner - oder einzelne Themen darin - können Sie möglicherweise löschen, um freien Speicherplatz zu erhalten.

Non-Profit-Organisationen sowie Unternehmen bieten wir zusätzliche Leistungen & Services an. Dieses Leistungspaket können diese bei EXEC buchen, vom erweiterten Service- und Funktionsumfang profitieren dann alle Teilnehmer der „offiziellen“ Gruppenchats und -ordner einer Organisation. Cocuun ist für den Einzelnen und für die private Nutzung immer kostenlos. 

Die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von WhatsApp sollte man sehr genau lesen.

  • Der Nutzer muss die Telefonnummern seiner Kontakte – unabhängig, ob es sich um Nutzer von WhatsApp handelt – zur Verfügung stellen
  • WhatsApp sammelt Daten und Informationen aus dem Kontaktordner des Nutzers
  • Der Nutzer bestätigt, dass er autorisiert ist, diese Daten weiterzugeben
  • WhatsApp übermittelt alle Daten auf Server in die USA
  • Der Nutzer erkennt an, dass die Datenschutzrichtlinien der USA gegenüber den Richtlinien des Landes, in dem WhatsApp genutzt wird, unterschiedlich sein können
  • Gerichtsstand für jeden Nutzer – auch Europäer – ist ausschließlich Kalifornien, USA
  • WhatsApp gehört zur Facebook-Unternehmensgruppe und gibt Daten an diese weiter zwecks Werbezustellungen innerhalb anderer Apps der Unternehmensgruppe
  • Ob das Arbeiten mit WhatsApp DSGVO-konform erfolgt, wird in Frage gestellt.

Cocuun wurde in Deutschland entwickelt und mit modernen Verschlüsselungsmethoden versehen. Cocuun erfüllt die Anforderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung bzw. deutscher Datenschutzgesetze (EU-DSGVO).

Registrierung mit Verifizierung
Bei Registrierung erfolgt die Adressverifizierung zur Sicherheit per Code-Eingabe-Verfahren.

Verschlüsselte Datenübertragung
Alle Verbindungen von und zu Cocuun sind TLS-verschlüsselt und werden über eine managed Firewall überwacht. Es werden unterschiedliche Cipher Suites unterstützt. Zugriffe auf HTTP werden automatisch auf HTTPS umgeleitet. Auch die interne Datenübertragung im Rechenzentrum erfolgt verschlüsselt.

Sicherheit im Rechenzentrum
Der Betrieb erfolgt in zwei Rechenzentren der TNG Stadtnetz GmbH / ennit, Kiel. Der Rechenzentrumsbetreiber ist PCI-DSS 3 und ISO 27001 zertifiziert. Serverstandort ist Deutschland. Alle Systeme sind gegen Fremdzugriffe gehärtet. Die Speicherung der Nutzdaten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt hybrid mit einem generierten symmetrischen AES 256 Bit Schlüssel und einem asymmetrischen RSA 2048 Bit Schlüssel. Die verwendeten Schlüssel können nur mit zwei unabhängigen Kennwörtern im Vier-Augenprinzip freigeschaltet und aktiviert werden. Alle Systeme sind einem Monitoring integriert und werden überwacht. Die Administration der systemkritischen Bereiche ist nur im Vier-Augenprinzip möglich. Die Administration hat keine Zugriffsmöglichkeit auf entschlüsselte Nutzdaten.

Verfügbarkeit
Der Betrieb von Cocuun erfolgt gespiegelt an zwei Standorten im Cold Standby. Täglich erfolgt eine vollständige Spiegelung auf das Cold-System und ein Backup auf Band. Die Spiegelung und das Backup sind in einem automatischen Überwachungsprozess integriert.

App-Sicherheit
Cocuun ist auf den Plattformen iOS und Android verfügbar. Beide Plattformen unterstützen die vollständige Verschlüsselung der Nutzdaten. In älteren Android-Versionen (< Version 5) kann und sollte die Verschlüsselung manuell aktiviert werden. Für einen erweiterten Zugriffsschutz kann Cocuun mit einem PIN, einer Touch- oder einer Face-ID gesichert werden.

Der Nachrichten- und Datenaustausch per Cocuun ist damit sicherer als die herkömmliche E-Mail-Kommunikation. Im Gegensatz zu bekannten Messengern werden keine Daten an andere Organisationen, ins Ausland bzw. die USA weitergegeben. Es erfolgt keinerlei Zugriff auf Adressverzeichnisse von Desktop- oder Mobilgeräten, es werden keine Telefonnummern verwendet und es werden keine Kontaktdaten oder Kontaktverbindungen weitergegeben. Auf die Cocuun-Kontakte eines Nutzers wird technisch nur im Rahmen seiner eigenen Suche in Cocuun zugegriffen. Cocuun-Nutzer, die nicht miteinander in Verbindung stehen, können sich auch nicht per Suche dort finden.

Hinweis zu Kommunikationslösungen amerikanischer Unternehmen

Im März 2018 trat der sog. US-CLOUD Act in Kraft und erlaubt US-Behörden, auf personenbezogene Daten zuzugreifen, die im Besitz oder unter der Kontrolle von US-Unternehmen sind – auch dann, wenn sich diese Daten außerhalb der USA befinden. Das entspricht nicht unseren deutschen bzw. europäischen Datenschutzgesetzen!

Unsere Expertise
Die EXEC IT Solutions GmbH ist seit nahezu 30 Jahren auf moderne Software- und Kommunikationslösungen in den Bereichen Risikoprüfung, Betrugsprävention, Prozesssteuerung und Datenverschlüsselung spezialisiert. EXEC sorgt damit bislang in erster Linie bei namhaften Kreditinstituten und Telekommunikationsunternehmen für Sicherheit. Frühzeitig hat EXEC für seine Kunden die sichere Vernetzung zum Austausch verschlüsselter Daten, Dokumente und Informationen realisiert. Die Technologieumgebung der EXEC Lösungen erhielt diesbezüglich diverse Zertifizierungen.

Weitere Informationen 

Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wäre ein gravierender Vorteil von Cocuun aktuell nicht gegeben: der Zugriff neuer Teilnehmer in einem Ordner oder Chat auf Inhalte der Vergangenheit. Dies halten wir für die effiziente Zusammenarbeit in der Gruppe für äußerst wichtig. Denn im Arbeitsalltag kommen häufig erst später Projektteilnehmer hinzu oder wechseln. Diese benötigen natürlich den Zugriff auf vergangene Nachrichten und in Gruppenordnern themenbezogen abgelegte Dokumente.

Weitere Informationen & Datenblatt zum Thema Sicherheit.

Smartphone, iPhone, Tablet, iPad, Browser, Windows-Desktop-PC & Mac

Wir verweisen hier auf unsere Übersichtsseite. Unter "Download Apps/Software“ finden Sie detaillierte Informationen.

Ja, Cocuun ist multigeräte- und multiplattformtauglich konzipiert. Alle Chats und Uploads werden immer gleichzeitig in der Cocuun App (für iOS oder Android) sowie in der Windows-Desktop-, macOS- sowie Web-Version aktualisiert. Sie können Cocuun im Büro oder zuhause am PC, Notebook oder Mac nutzen – wie auch unterwegs per Smartphone und Tablet.

iOS: Fotos, PDF-Files und Office-Dateien können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden.
Android: Fotos können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. Für das Anzeigen von PDF-Files sollte einfach ein PDF-Viewer installiert werden (z.B. kostenloser Acrobat Reader).
Windows, macOS: Fotos und PDF-Files können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. 

Alle anderen Dateien in Anhängen können Sie abhängig vom Betriebssystem direkt oder mit entsprechend installierten Programmen bzw. Apps öffnen.

Cocuun ist für vielerlei Anwendungen in der Zusammenarbeit geeignet. Je nach Anwendungsfall muss die App auf Daten Ihres mobilen Geräts zugreifen, damit die gewünschte Funktionalität gewährleistet werden kann.

Ihre Sicherheit ist uns wichtig!
Auch wenn Cocuun auf Daten Ihres Mobilfunkgeräts für die jeweilige Funktionalität zugreift, so können Sie dennoch sicher sein, dass dadurch keine Daten kopiert und an Dritte weitergegeben werden. Cocuun funktioniert nach strengen deutschen Datenschutzgesetzen – und der Name „EXEC IT Solutions GmbH“ steht seit nahezu 30 Jahren für vertrauenswürdige, seriöse und sichere IT-Lösungen (siehe Datenschutzerklärung – und „Sicherheit made in Germany„).

Folgende Zugriffe auf Ihr mobiles Gerät erfordern Ihr Einverständnis bei Installation oder während des Betriebs:

  • Kontakte:
    Der Zugriff auf Ihr Adressbuch erfolgt nur, wenn Sie selbst andere aktiv einladen und dafür selbst darauf zugreifen möchten, um z.B. eine bestimmte E-Mail auszuwählen. Es erfolgt keine Veröffentlichung von Kontaktdaten aus eigenen Adressbüchern, z.B. Telefonnummern und Namen, wie es z.B. bei WhatsApp-Gruppenchats der Fall ist.
  • Standort:
    Je nach Anwendung kann dadurch in Kombination mit dem Zugriff auf Adressdaten eine Navigation über Maps angesteuert werden.
  • Fotos/Medien/Dateien:
    Dies ist für den Zugriff auf die Bilder, das Daten-Sharing bzw. für Nachrichtenanhänge und Ablage von Medien in Ordnern/Themen notwendig.
  • Mikrofon:
    Wie auch von Messengern bekannt, können Sie auch per Cocuun Audioaufzeichnungen machen und Sprachnachrichten versenden.
  • WLAN Verbindungsinfos:
    Der Zugriff ermöglicht die Synchronisierung und die Statusanzeige (z.B. „Offline“)
  • Geräte-ID & Anrufinformationen:
    Dies ist notwendig, um Ihrem mobilen Gerät eindeutig Pushnotifications über neue Beiträge etc. zustellen zu können.

Starten: Registrierung und Anmeldung

Wir verweisen hier auf unsere Hilfeseite. Unter „Die ersten Schritte: registrieren, Einladung folgen“ finden Sie eine übersichtliche Anleitung dazu.

Bei der Entwicklung von Cocuun wurde besonderes Augenmerk auf höchste Sicherheit gelegt. Der neue Anwender kann sich durch das Code-Verfahren in nur einem Schritt mit seiner E-Mail-Adresse registrieren und per Sicherheitscode verifizieren. Das ist sicherer, als per Link in einer E-Mail und funktioniert auch, wenn neue Anwender nur Text-Mails empfangen können.

Ihre Daten (Einzelchats, Gruppenchats, Gruppenordner, Beiträge und Dokumente) können für einen schnelleren Zugriff im Cache des Browsers gespeichert werden. Die Daten stehen Ihnen dann auch offline zur Verfügung. Diese Option sollten Sie nur nutzen, wenn es sich um einen geschützten Rechner und keinen fremden Rechner handelt. Sie haben dann die Wahl, alle Inhalte oder nur eine zu bestimmende Anzahl der neuesten Beiträge pro Thema bzw. Chat zu synchronisieren.

Erste Schritte: Einzelchats, Gruppenchats, Gruppenordner

In einem Gruppenchat können Sie mit Teilnehmern Ihrer Wahl kommunizieren. Im Bereich "Gruppen" nutzen Sie dazu einfach den blauen PLUS-Button - und hier die Funktion "Gruppenchat anlegen".

In wessen Namen möchten Sie den Gruppenchat anlegen?
Wenn Ihnen eine Auswahl angeboten wird, sind Sie berechtigt im Namen dieser Vertragspartner Gruppenchats anzulegen. Wählen Sie denjenigen, in dessen Namen Sie den Gruppenchat erstellen möchten.

Achtung: Den Mandanten können Sie nach dem Anlegen Ihres Gruppenchats nicht mehr ändern.

Name des Gruppenchats
Vergeben Sie in diesem Pflichtfeld einen eindeutigen Namen für Ihren Gruppenchat, der Ihre Teilnehmer bei der thematischen Zuordnung unterstützt.

Teilnehmer hinzufügen/bearbeiten
Die Kontaktliste zeigt Ihnen alle Kontakte, die Sie bereits über Cocuun kennen.
Sofern Ihre Organisation mit Benutzergruppen arbeitet, können Sie die Liste über die Auswahl ganz oben auf bestimmte Gruppen einschränken. Das hilft bei der gezielten Auswahl vieler Teilnehmer.
Mit den entsprechenden Rechten, können Sie zusätzlich externe Teilnehmer via E-Mail, Cocuun-ID oder durch Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontakte (Mobilgeräte) einladen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Beim Anlegen eines neuen Gruppenchats werden Sie Schritt für Schritt durch das Menü geführt, u.a. zum Punkt "Teilnehmer hinzufügen".

Legen Sie hier die Teilnehmer Ihres Gruppenchats fest, einfach durch Auswahl aus Ihrer bisherigen Cocuun Kontakte. Falls Ihre Organisation mit Benutzergruppen arbeitet, können Sie die „Liste auf Gruppe einschränken“. Dies hilft bei der gezielten Auswahl vieler Teilnehmer. Über „+Teilnehmer“ können Sie zusätzlich externe Teilnehmer via E-Mail, Cocuun-ID oder durch Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontakte (Mobilgeräte) einladen.

Auch später noch können Sie jederzeit über die Funktion "Gruppenchat organisieren" weitere Teilnehmer hinzufügen.

Per Cocuun-Ticket einladen

Bei Anlage eines Gruppenchats wird automatisch ein Cocuun Ticket erstellt, mit dem Sie externen Teilnehmern Zutritt zu Ihrem Gruppenchat gewähren. Der Ticket-Code wird bei der Freigabe erzeugt, angezeigt und kann per Klick bzw. Tap ganz einfach kopiert und geteilt werden.

In weiteren Ticketeinstellungen können Sie optional eine maximale Teilnehmerzahl sowie ein Gültigkeitsdatum festlegen. Über das „Play"-Symbol starten Sie das Ticket. Wird das Ticket über das „Stop"-Symbol angehalten, ist das Gültigkeitsdatum abgelaufen oder wurde die Anzahl an Zugängen erreicht, kann das Ticket nicht mehr verwendet werden. Sie können es aber wieder reaktivieren. Sie sehen an dieser Stelle auch wie oft das Ticket bereits verwendet wurde und können so ggf. die Nutzeranzahl nach oben korrigieren.

Versenden Sie Cocuun-Tickets per E-Mail, SMS, WhatsApp oder wie Sie möchten, um Ihre Teilnehmer zu Gruppenchats einzuladen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Einfaches Chatten mit nur einem Gesprächspartner, d.h. zu zweit, das können Sie in Cocuun über Einzelchats. Das entspricht im Prinzip dem, wie Sie es von herkömmlichen Messengern kennen.

Einfache Gruppenchats, wie Sie sie evtl. aus WhatsApp kennen, sind mit Cocuun ebenfalls möglich. Alle Gruppenchat-Teilnehmer können hier lesen und schreiben. 

Gruppenordner sind die Weiterentwicklung von Gruppenchats. Ideal für die effiziente Zusammenarbeit mit anderen und bieten folgende Vorteile:

a.        Inhalte übersichtlich in Themen und Funktionsmodulen strukturieren.

b.       Teilnehmer einladen und themenbezogen Rechte vergeben: schreiben, lesen, moderieren, administrieren.

c.        Innerhalb von Themen Informationen, Dokumente, Fotos, Dateien teilen bzw. speichern.

d.       Umfragen, Abstimmungen, Organizer, Checklisten - sowie auch weitere Kommunikationsebenen für "Unterthemen - als Funktionsmodule flexibel einbinden.

Innerhalb von Themen in Gruppenordnern können Sie mit dem Kommunikationsmodul themenbezogen mit anderen Nachrichten und Dokumente austauschen, die Teilnehmer einer Gruppe bleiben dadurch sozusagen beim Thema und diskutieren bzw. kommentieren verschiedene Anliegen nicht durcheinander.

Die Berechtigungen der Ordner-Teilnehmer können Sie für alle Module dabei separat definieren. So gestalten Sie Ihre Ordner wesentlich kompakter und können diese feiner untergliedern. Wir verweisen hier auf unsere Hilfeseite. Unter „Strukturierung in Ordner & Themen“ finden Sie weitere Informationen.

Im Gegensatz zu bekannten Messengern, bleibt so die Übersicht gewahrt und die Chat-Historie inklusive Dateianhänge ist für alle (auch wechselnde) Teilnehmer eines Gruppenordners bzw. Themas jederzeit überschaubar.

Jetzt neu! Musterlösungen 

Legen Sie komplette Ordnerstrukturen als Muster an – und stellen Sie diese Ihrer Organisation als .civ-Datei zum Importieren zur Verfügung.

Direkt in Cocuun erhalten Sie zudem eine Auswahl fertiger Ordnerstrukturen, die Sie mit einem Klick bzw. Tap als Musterlösungen für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden können. Selbstverständlich können Sie diese selbst weiter anpassen. Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Über den blauen "Plus-Button" starten Sie die Funktion "Gruppenordner anlegen". Das Menü führt Sie anschließend zum gewünschten Ergebnis. Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

In einem Gruppenordner bilden Sie Ihre Projekte, Gruppen und Vorgänge ab. Diese strukturieren Sie in Themen. Innerhalb der Themen platzieren Sie Module mit den eigentlichen Inhalten, z.B. Kommunikationsmodule für Nachrichten und Dateien, gemeinsame Checklisten, Abstimmungen oder den Organizer für Termine.

Mandant bestimmen
Als Vertragspartner können Sie einen Mandanten wählen. Damit stehen Ihnen in dem Gruppenordner die erweiterten Funktionen zur Verfügung.
Achtung: Den Mandanten können Sie nach dem Anlegen Ihres Ordners nicht mehr ändern.

Jetzt neu! Musterlösungen
Legen Sie komplette Ordnerstrukturen als Muster an – und stellen Sie diese Ihrer Organisation als .civ-Datei zum Importieren zur Verfügung.

Direkt in Cocuun erhalten Sie zudem eine Auswahl fertiger Ordnerstrukturen, die Sie mit einem Klick bzw. Tap als Musterlösungen für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden können. Selbstverständlich können Sie diese selbst weiter anpassen. Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit.

Beim Anlegen eines neuen Gruppenordners werden Sie Schritt für Schritt durch das Menü geführt, u.a. zum Punkt "Teilnehmer hinzufügen". 

Legen Sie die Teilnehmer Ihres Gruppenordners fest. Falls Ihre Organisation mit Benutzergruppen arbeitet, können Sie die „Liste auf Gruppe einschränken“. Dies hilft bei der gezielten Auswahl vieler Teilnehmer. Haben Sie entsprechende Rechte, können Sie über „+Teilnehmer“ zusätzlich externe Teilnehmer via E-Mail, Cocuun-ID oder durch Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontakte (Mobilgeräte) einladen. 

Auch später noch können Sie jederzeit über die Funktion "Ordner organisieren" weitere Teilnehmer hinzufügen.


Per Cocuun-Ticket einladen

Bei Anlage eines Gruppenordners können Sie Berechtigungsprofile erstellen. Damit wird jeweils automatisch ein Cocuun-Ticket erstellt, mit dem Sie externen Teilnehmern Zutritt zu Ihrem Gruppenordner gewähren können. Der Ticket-Code wird bei der Freigabe erzeugt, angezeigt und kann per Klick bzw. Tap ganz einfach kopiert und geteilt werden.

Versenden Sie alternativ Cocuun-Tickets per E-Mail, SMS, WhatsApp oder wie Sie möchten, um Ihre Teilnehmer zu Gruppenordnern einzuladen und mit Rechteprofilen zu verknüpfen. 

In weiteren Ticketeinstellungen können Sie optional eine maximale Teilnehmerzahl sowie ein Gültigkeitsdatum festlegen. Über das „Play“-Symbol starten Sie das Ticket. Wird das Ticket über das „Stop"-Symbol angehalten, ist das Gültigkeitsdatum abgelaufen oder wurde die Anzahl an Zugängen erreicht, kann das Ticket nicht mehr verwendet werden. Sie können es aber wieder reaktivieren. Sie sehen an dieser Stelle auch wie oft das Ticket bereits verwendet wurde und können so ggf. die Nutzeranzahl nach oben korrigieren.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Das kann nur der Gruppenchat- bzw. Ordner-Administrator, d.h., derjenige, der den Gruppenchat oder Gruppenordner angelegt hat - sowie Teilnehmer, die für diesen Gruppenchat/-ordner das Admin-Recht erhalten haben. Allerdings kann auch nachträglich jeder beliebige Teilnehmer von einem Ordner-Admin das Admin-Recht erhalten.

Hinweis zur Vergabe von Admin-Rechten!
Bitte gehen Sie sorgfältig mit der Erteilung von Admin-Rechten an andere Teilnehmer Ihres Gruppenordners um. Ein Administrator kann Ordner und Themen umbenennen, umgestalten, abschließen und löschen, die Berechtigungen anderer Teilnehmer verändern sowie Teilnehmer hinzufügen.

Admin-Rechte sollte somit nur jemand mit ersten Erfahrungen im Umgang mit Cocuun sowie dieser Rolle erhalten.

Über "Ordner organisieren" gelangen Sie in die Einstellungen.

Über den Punkt "Berechtigungen" können Sie für den Gruppenordner die "Ordneradministratoren" und "Themenersteller" festlegen - sowie den Teilnehmer Berechtigungen für einzelne Themen festlegen: Administrator oder Moderator, Lese- oder Schreibrechte.

Ordneradministratoren
Ordneradministratoren können für den gesamten Gruppenordner Teilnehmer hinzufügen, Rechte verändern, Themen anlegen und den Ordner verwalten (z. B. schließen und löschen).

Themenersteller
Themenersteller dürfen in diesem Gruppenordner Themen anlegen. Sie sind für ihre Themen automatisch Themenadministrator und dürfen die Rechte der Teilnehmer verwalten.

Wählen Sie im ersten Schritt ein Thema aus. Legen Sie dann für jedes Modul fest, welche Lese- oder Schreibrechte der Teilnehmer hat.

Administrator
Mit dieser Berechtigung darf der Teilnehmer Lese- und Schreibrechte auf Modulebene erteilen.

Moderator
Durch die Kennzeichnung eines Moderators wird ein Thema zu einem moderierten Thema. Alle Teilnehmer, auch wenn sie nur Leserechte haben, können sich in einem eigenen, privaten und für die anderen Teilnehmer nicht sichtbaren Chat an die hier festgelegten Moderatoren wenden. Die Moderatoren sehen alle Chats zu diesem Thema und können diese gemeinsam bearbeiten.

Berechtigungsprofil
Als Vertragspartner wird Ihnen unterhalb des Themas (analog eines Moduls) angezeigt, aus welchem Profil der Teilnehmer stammt. Bekommt er andere Rechte als im Profil, werden diese als Ausnahme dargestellt. Wird die Ausnahme gelöscht, gelten wieder die Rechte des Profils.

Hinweis zur Vergabe von Admin-Rechten: Bitte gehen Sie sorgfältig mit der Erteilung von Admin-Rechten an andere Teilnehmer Ihres Gruppenordners um. Admin-Rechte sollte somit nur jemand mit ersten Erfahrungen im Umgang mit Cocuun sowie dieser Rolle erhalten.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Sowohl im Gruppenchat, im Gruppenordner, in jedem einzelnen Thema als auch in jedem einzelnen Modul sehen Sie jederzeit, wer hier "drin" ist. Jeweils oben im Kopfzeilenmenü wird u.a. die Teilnehmerzahl anzeigt. Und mit Tap bzw. Klick auf das Icon erhalten Sie die Teilnehmer und deren Rechte im Überblick.

Als Gruppenchat-, Ordner- oder Themen-Admin gelangen Sie zudem über die Funktion "Gruppenchat organisieren" bzw. "Ordner organisieren“ in die Liste aller Teilnehmer. Im Gruppenordner können Sie dort deren Berechtigungen auf Ordner-, Themen- und Modul-Ebene einsehen und bei Bedarf ändern.

Berechtigungsprofil

Als Vertragspartner können Sie mit Berechtigungsprofilen die Rechtevergabe vereinfachen. Sie erteilen einem oder mehreren "Profilen" die gewünschten Rechte und können später beliebig Teilnehmer oder ganze Benutzergruppen den Profilen zuordnen oder entfernen.

So geht's: Legen Sie dazu als Admin innerhalb Ihres Gruppenordners über "Gruppenordner organisieren" zunächst den Namen des Profils fest. Fügen Sie dem Profil anschließen Teilnehmer oder ganze Benutzergruppen aus Ihrem Gruppenordner oder Ihrem Netzwerk hinzu.

Wollen Sie einem Teilnehmer vom Profil abweichende Rechte erteilen (mehr oder weniger Rechte), fügen Sie den Teilnehmer separat dem Gruppenordner hinzu und erteilen ihm dann die Rechte. Diese haben Vorrang gegenüber den Profilrechten.

Cocuun-Ticket

Zu jedem Profil wird automatisch ein Ticket erzeugt, mit dem Sie externen Teilnehmern Zutritt zu Ihrem Gruppenordner gewähren. Der Ticket-Code wird bei der Freigabe erzeugt und dann angezeigt.

In weiteren Ticketeinstellungen können Sie optional eine maximale Teilnehmerzahl sowie ein Gültigkeitsdatum festlegen. Über das „Play“-Symbol starten Sie das Ticket. Wird das Ticket über das „Pause“-Symbol angehalten, ist das Gültigkeitsdatum abgelaufen oder wurde die Anzahl an Zugängen erreicht, kann das Ticket nicht mehr verwendet werden. Sie können es aber wieder reaktivieren.

Versenden Sie Cocuun-Tickets per SMS, WhatsApp oder wie Sie möchten, um Ihre Teilnehmer zu Gruppenordnern einzuladen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Ja. In einem Gruppenchat können Sie mit Teilnehmern Ihrer Wahl kommunizieren. Sollten Sie feststellen, dass Sie für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Gruppenchat eine Untergliederung, Berechtigungen - und weitere Funktionen benötigen, so können Sie den Gruppenchat in einen Gruppenordner sozusagen weiterentwickeln.

Dazu gehen Sie als Administrator über "Gruppenchat organisieren" in die Funktion "Gruppenchat verwalten".

In strukturierten Ordner umwandeln: Verwandeln Sie den Gruppenchat in einen strukturierten Gruppenordner. Ab diesem Moment stehen Ihnen wesentlich mehr Möglichkeiten zur themenbezogenen Kommunikation mit Ihrer Gruppe zur Verfügung. Bearbeiten Sie zusätzlich zum Chat gemeinsame Checklisten, stimmen Sie Termine ab, holen Sie Feedbacks ein oder lassen Sie über aktuelle Fragestellungen abstimmen. Die aktive Teilnahme an all diesen Funktionen können Sie als Administrator nun auch zentral über das Berechtigungssystem (Lese- und Schreibrechte) steuern.

Die Einstellungen werden mit dem Speichern übernommen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Videokonferenzen mit Cocuun

Ausgangspunkt ist der Einzelchat. Einfach bestehenden Kontakt auswählen und über das Burgermenü rechts oben die Videokonferenz starten.

In jedem Gruppenordner, den Sie für Ihre Gruppe angelegt haben, gibt es die Unterebene "Thema" - und darin wiederum Module, z.B. "Kommunikation" für Ihren Gruppenchat. Auf der Themenebene sowie Modulebene können Sie Videokonferenzen starten, in die sich alle Teilnehmer des "Themas" ganz einfach per Klick/Tap einwählen können. Gehen Sie einfach in das Thema Ihres Gruppenordners, dann über das "Burgermenü" rechts oben, hier auf "Videokonferenz", schon startet die Funktion.

  • Eine Videokonferenz lässt sich ganz einfach direkt aus einem Gruppenordner heraus (bzw. "Thema") für die bereits definierte Gruppe von Teilnehmern starten. Es entfällt somit das initiale Anlegen einer Web-Konferenz für einen bestimmten Zweck sowie das Versenden von Zugangsdaten und Links, wie es bei anderen Lösungen gehandhabt wird.
  • Die Dauer einzelner Videokonferenzen ist zeitlich nicht begrenzt.
  • Es ist keine separate Installation notwendig.
  • Die Cocuun-Videokonferenz funktioniert DSGVO-konform, die Lösung wird auf leistungsstarken, performanten Servern im deutschen Rechenzentrum betrieben, das sorgt für Datenschutz und -sicherheit.

Beiträge verfassen

Es sind alle Formate möglich, egal ob Fotos, PDF-Files, Videos oder Office-Dateien wie Word, Excel oder PowerPoint. Eine Datei kann dabei eine Größe von bis zu 200 MB haben (bei der kostenfreien Version 100 MB).

Tipp: Dateien können einfach über "+" und "Datei hinzufügen" angehangen werden. Noch einfacher geht's aber per Drag & Drop aus z.B. dem Windows Explorer oder Outlook. Einfach per Mouse die Datei anfassen und in ihre Cocuun Nachricht ziehen. Auch per Copy & Paste lassen sich z.B. Bilder anhängen.

Anzeige und Öffnen von Anhängen

iOS: Fotos, PDF-Files und Office-Dateien können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden.
Android: Fotos können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. Für das Anzeigen von PDF-Files sollte einfach ein PDF-Viewer installiert werden (z.B. kostenloser Acrobat Reader).
Windows, macOS: Fotos und PDF-Files können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. 

Für andere Formate sollte auf dem Endgerät die entsprechende Software installiert sein.

Das Weiterleiten und gleichzeitige Kopieren von Nachrichten samt Anhängen funktioniert bei Cocuun über eine Zwischenablage. Durch Antippen/Anklicken eines Beitrags / einer Nachricht öffnet sich ein Menü, welches die Funktion „Kopieren“ enthält. Nach dem Kopieren gehen Sie ins gewünschte Thema, in dem der soeben kopierte Beitrag eingefügt werden soll. Hier erscheint beim Eingabefeld das Symbol der Zwischenablage (neben „+“). Mit diesem fügen Sie den Inhalt einfach hier ein. Vor dem Absenden können Sie den Text bzw. Anhänge noch ändern.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Ja, Beiträge in Cocuun können Sie über die iOS- und Android-Apps sehr einfach durch Tippen auf den Beitrag per E-Mail oder vorhandene Messenger teilen bzw. versenden. Durch Antippen eines Beitrags / einer Nachricht öffnet sich das Kontextmenü, welches die Funktion „Teilen“ enthält. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der zur Verfügung stehenden Kommunikations-Apps, z.B. E-Mail und installierte sonstige Messenger, wenn vorhanden.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Bei privater Nutzung ist es möglich, Dateien bis zu einer Größe von 100 MB pro Datei zu versenden bzw. hochzuladen und im Thema eines privaten Gruppenordners bzw. im Gruppen- oder Einzelchat bereitzustellen. Im Gruppenordner und Gruppenchat von Vertragskunden können die Teilnehmer Dateien bis zu einer Größe von 200 MB pro Datei senden bzw. uploaden. Damit können hier z.B. Videodateien geteilt werden.

Ja, das können Sie. Mit jedem Bild haben Sie die Möglichkeit, dieses vor dem Senden zu bearbeiten. Nachdem das Bild für den Versand gezoomt, d.h. geladen wurde, steht Ihnen u.a. die Auswahl der Qualität zur Verfügung. Standardmäßig werden Bilder nicht in der Originalgröße, sondern komprimiert hochgeladen.

Unter „Mein Konto“ können Sie zudem Ihre eigene Standardeinstellung für die Bild-Komprimierung definieren.

Im Bereich „Aktuell“ werden immer die neuesten Beiträge mit Hinweis auf den entsprechenden Gruppenchat bzw. Gruppenordner und Thema aufgelistet, absteigend sortiert – sowie mit Datumsangabe. Beiträge vom heutigen Tag stehen ganz oben unter „Heute“. Ebenso sortiert erhalten Sie eine Übersicht der neuesten Chat-Nachrichten unter „Einzelchats“.

Zusätzlich finden Sie in jedem Gruppenordner eine themenübergreifende Verlaufsübersicht.

In der Webversion erhalten Sie außerdem neben der Ordnerliste eine Verlaufsübersicht mit aktuellen Beiträgen, wiederum absteigend nach Datum sortiert.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Benachrichtigungen

Unter iOS:

  • Öffnen Sie die Einstellungen unter iOS.
  • Öffnen Sie den Bereich „Mitteilungen“.
  • Wählen Sie Cocuun aus und setzen Sie die Option „Mitteilungen erlauben“ entsprechend.

Unter Android:

  • Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie „Apps“ bzw. „Anwendungen“.
  • Wählen Sie die Cocuun aus.
  • Setzen Sie das Häkchen „Benachrichtigung zeigen“ entsprechend Ihren Wünschen.

Ja, das ist eines der Vorteile unserer Applications für Windows und macOS. Benachrichtigungen erscheinen kurzzeitig rechts unten auf Ihrem Bildschirm. So verpassen Sie nichts.

Ja, das funktioniert ganz einfach: Über "Ordner organisieren" - und dort unter "Einstellungen" aktivieren Sie „Ordner lautlos“. Fortan werden keine Benachrichtigungen mehr zum entsprechenden Gruppenordner angezeigt. Möchten Sie einzelne Themen "lautlos" stellen, so wählen Sie über "Ordner organisieren" das jeweilige Thema, die Funktion "Thema lautlos" finden Sie dort ebenso unter "Einstellungen". Um Benachrichtigungen wieder zu aktivieren genügt es einfach, die Funktion im jeweiligen Gruppenordner oder Thema wieder zu deaktivieren.

Wenn Sie hier nicht fündig werden, schauen Sie gerne in unserem Cocuun Support-Center vorbei ...