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Das Menü der Möglichkeiten.

Strukturierung in Ordner & Themen

Seit es Büroarbeit gibt, werden Ordner verwendet, um Vorgänge geordnet zu verwalten. Früher füllten diese die Aktenschränke, später die Datenspeicher auf den Servern oder dem Arbeitsplatz-Rechner. Heute befinden sich alle Vorgänge an einem Ort, in Cocuun. Über ein Rollen- und Rechtessystem werden dort alle benötigten Dokumente verfügbar gemacht und mit der gesamten Kommunikation der Teilnehmer einer Gruppe, eines Gremiums oder eines Teams zu den Vorgängen kombiniert. Die Verbindung von Dokumenten und Kommunikation schafft für alle Beteiligten einen Überblick, der in der herkömmlichen Arbeitsweise bislang nur mit riesigem Aufwand möglich war.

Die hierarchische Struktur von Cocuun gliedert sich in „Ordner“ und „Themen“, wobei die „Themen“ wie Register in einem Leitz-Ordner zu betrachten sind. Da jedoch die Kommunikation aus den Themen heraus erfolgt, entsteht so Schritt für Schritt ein vollständiger, nachvollziehbarer und übersichtlicher Vorgang.


Ihr Nutzen Punkt für Punkt:

  • Hierarchische Gliederung von Vorgängen
  • Gewohnte Datenablage in Ordnern bzw. Themen für alle Beteiligten eines Vorgangs
  • Untergliederung der Ordner nach Themen und Unterthemen
  • Kommunikation erfolgt aus den Themen heraus und ist somit stets zugeordnet
  • Vollständige und nachvollziehbare Vorgänge, Beiträge und Dokumente finden sich immer im richtigen Kontext wieder
  • Sichere Archivierung von abgeschlossenen Vorgängen
  • Ordnervorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen


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Themenbezogene Rechtevergabe

Sie legen zentral fest, wer in Ihrer geschlossenen Nutzergruppe mitwirken soll – und wer davon Ordner und Themen im Namen Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation erstellen – sowie gegebenenfalls auch Externe frei einladen darf. Ausgewählten Nutzern können Sie auch komplette Admin-Rechte erteilen.

Innerhalb von Ordnern, Themen und Unterthemen bestimmt der Organisator, wer teilnimmt, wer nur lesen, wer schreiben, moderieren – oder wer administrieren darf.


Ihr Nutzen Punkt für Punkt:

  • Vollständige Kontrolle, wer welche Dokumente und Informationen einsehen und/oder bearbeiten darf
  • Abgestufte Vergabe von Nutzungsrechten
  • Übersichtliche und einfach zu bedienende Benutzerverwaltung
  • Einfache Einladung von Teilnehmern zu Ordnern und Themen
  • Mit einem Klick bzw. Tap können Benutzerrechte eingeschränkt oder entzogen werden


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Gemeinsamer Organizer

Der Organizer ermöglicht gemeinsame Termin- und Aufgabenplanungen, die übersichtlich dem jeweiligen Thema zugeordnet sind. Optimal auch für Terminserien und in Verbindung mit Aufgabenplänen.


Ihr Nutzen Punkt für Punkt:

  • Zeitpunkte oder –räume eines Vorhabens (bspw. Veranstaltung, Sitzung, Meeting) definieren
  • Termine abstimmen: Zu-/Absage, neuer Terminvorschlag etc. durch Teilnehmer im Thema
  • Aufgaben in der Teilnehmergruppe verteilen
  • Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen


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Gemeinsame Checklisten

Gemeinsame Checklisten dienen der Übersicht aller Aktivitäten, ob bei einfachen Aufgaben, komplexen Projekten oder bei wiederkehrenden Abläufen. Checklisten ordnen Sie übersichtlich dem jeweiligen Thema zu. Optimal z.B. für Einkaufs-, Material-, Aufgaben- und To-Do-Listen.


Ihr Nutzen Punkt für Punkt:

  • Einfach gemeinsame Checkliste im Thema anlegen und benennen.
  • Einfach Checkliste benennen und kurz beschreiben.
  • Checkpunkte frei erfassen und ggf. sortieren.
  • Übersichtlich gliedern durch frei erfassbare Zwischenüberschriften.
  • Per Rechtevergabe anderen Teilnehmern zur Bearbeitung/Nutzung freigegeben.
  • Tipp: Bereits erstellte Checkliste einfachen importieren!
  • Checklisten lassen sich komplett als csv-Datei exportieren
  • Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen


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Abstimmungen / Umfragen

Ideal für Abstimmungen oder Umfragen unter Teilnehmern eines Themas. Die Ergebnisse werden übersichtlich dargestellt.


Ihr Nutzen Punkt für Punkt:

  • Schnell und einfach Meinungen einholen bzw. Votings ermöglichen und allen die gemeinsamen Ergebnisse sichtbar machen.
  • Abstimmung benennen, kurz beschreiben sowie Abstimmungsmethode wählen: Einfach-, Mehrfachauswahl, Prioritätenzuordnung.
  • Beliebig viele Fragen bzw. Abstimmungspunkte erfassen.
  • Per Rechtevergabe andere Teilnehmer des Themas zur Abstimmung einladen.
  • Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen.
  • Übersichtliche Ergebnisdarstellung.


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Feedback-Formular

Für Anfragen an Teilnehmer, um gezielte und auswertbare Antworten auf spezielle Fragen einzufordern. Optimal z.B. für Einladungen mit Zu-/Absagemöglichkeit, Bewertungen, Rückmeldungen mit Datenabfrage uvm.


Ihr Nutzen Punkt für Punkt:

  • Bezeichnung geben und Anliegen kurz beschreiben.
  • Anfragepunkte frei formulieren.
  • Antwortmöglichkeiten konfigurieren: Freitext, Anzahl, ja/nein.
  • Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen.
  • Übersichtliche Darstellung kumulierter Ergebnisse.


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Moderierte Themen / anonyme Leser

Die Moderation eines Themas, Vorgangs oder Projekts unterstützt die geordnete Kommunikation aller Beteiligten, weil es einen zentralen Ansprechpartner (Moderator) gibt.

  • Die Moderation findet auf der Themenebene statt. Es können verschiedene Rollen vergeben werden: Moderatoren, Autoren, Leser.
  • Beiträge können nur von Autoren verfasst werden.
  • Kommentare, Fragen oder Hinweise können Teilnehmer per Chat nur an Moderatoren richten.
  • Diese Chats sind nur für den jeweiligen Teilnehmer und alle Moderatoren sichtbar, dies reduziert die Menge an Beiträgen für alle anderen im Thema.
  • Ein Moderator kann dem fragenden Teilnehmer entweder persönlich antworten – oder bei relevanten Inhalten einen Beitrag für alle Teilnehmer im Thema verfassen.
  • Moderatoren können gleichzeitig auch Autoren sein.


Beispiele für den optimalen Einsatz moderierter Themen:

  • Einrichtung eines „Wikis“ für gemeinschaftlich nutzbares Wissen und Erfahrungen: Autoren liefern Beiträge, Kommentare und Ergänzungen der Mitarbeiter gehen nur an Moderatoren.
  • Auch zur Förderung der innerbetrieblichen Kommunikation geeignet, wie z.B. „Information der Geschäftsleitung“. Die Rückfragen der Belegschaft gehen nur an Moderatoren.
  • Abbildung eines Vorgangs mit vielen beteiligten „Randfiguren“. Dies reduziert die Menge der Beiträge für die eigentlichen Akteure.
  • Bei Themen, die z.B. Abstimmungen und Feedback-Anfragen enthalten, können Rückfragen mit Moderatoren geklärt werden.
  • Einrichtung eines Support-Ordners mit moderierten Themen als besonderen Service für Kunden.


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Persönlicher Aufgaben-Manager

Persönliche ToDos managen: erstellen, verwalten, bearbeiten. So behalten Sie alle Aufgaben im Blick und vergessen Sie nichts mehr!

  • Persönliche Aufgabe frei – oder mit Bezug zu einem Beitrag anlegen.
  • Erinnerung mit Datum und Uhrzeit aktivieren.
  • Wiederkehrende Aufgaben per Serienfunktion einrichten.
  • Aufgaben bearbeiten, quittieren, nach Erledigung löschen.
  • Durch Bezug zum Vorgang bzw. Beitrag in einem Thema kann die Erledigung schnell dokumentiert werden.


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Protokollierung / Archivierung

Mit der Protokoll-/Archivfunktion lassen sich Ordner und Themeninhalte in ein PDF-Dokument konvertieren und zusätzlich inklusive aller Anhänge in ein ZIP-Archiv packen. Wichtige Themeninhalte „offizieller“ Ordner lassen sich so zur Dokumentation separat archivieren.

Cocuun ist auch für digitale Meetings ideal geeignet. Mit der Protokollfunktion können Sie den Chatverlauf im PDF-Protokoll festhalten und anschließend teilen oder ablegen. Digitale Meetings ersparen allen Beteiligten enormen Zeit- und Arbeitsaufwand.


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Historie & Synchronisierung

Synchronisierung
Alle Dokumente, Beiträge und Chat-Inhalte sind überall und synchron auf den Smartphones, Tablets und Desktop-Rechnern verfügbar, wo Sie Cocuun installiert haben und eingeloggt sind.

Historie
Neue Teilnehmer in Ordnern & Themen/Unterthemen sehen dort die komplette Historie der Beiträge mit allen früheren Datenuploads. Wechselnde Gruppenteilnehmer bzw. Verantwortliche können sich dadurch schnell in bestehende Vorgänge und Projekte einarbeiten.


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