Methode statt Improvisation

In die Digitalisierung starten

26. Mär 2018 | Digitalisierung & Zusammenarbeit

Professionell organisieren statt per Mail, Telefon und Zuruf improvisieren
 

E-Mail und Chaos ersetzen

„Die Digitalisierung ist in vollem Gange – und sorgt für effizienteres Wirtschaften“, verkünden Politik und Wirtschaft. Tatsächlich wurde die Digitalisierung mit dem Einzug von Rechnern in Unternehmen bereits vor 50 Jahren in Gang gesetzt. Und seit je her sind Unternehmen damit beschäftigt, ihre Abläufe, ihre „Produktion“ effizienter zu gestalten, um Kosten zu senken. Unternehmen beschränken sich bei der Digitalisierung von Prozessen häufig auf Produktions- und wesentliche Verwaltungsprozesse – und setzen hier komplexe Software-Lösungen wie ERP- und CRM-Systeme ein.

Bei vielen Aufgaben, Projekten, Geschäftsvorgängen „drum herum“ jedoch, für die keine spezielle Software verfügbar ist oder sich der Einsatz komplexer und teurer Software nicht lohnt, werden meist lediglich die „Bordmittel“ E-Mail, Telefon, Papier oder auch einfache Messenger ganz selbstverständlich eingesetzt. Projekt-Owner bringen auf diese Art und Weise tagtäglich die notwendigen Kolleginnen und Kollegen für ihr Vorhaben zusammen.

Viele Beschäftigte klagen seit langem: „die E-Mail-Flut bringt mich um“, hinterfragen aber selten, ob sie an dieser improvisierten Organisation etwas ändern können. Tatsächlich stammt die E-Mail beispielsweise aus den 70ern, tauchte in Deutschland erstmals in den 80ern auf – und ersetzte die interne Papier-Hauspost in den 90ern. Inzwischen hat sich die Zusammenarbeit in Unternehmen jedoch verändert. Smartphone, Tablet und Cloud sind Realität, Mitarbeiter sind zunehmend mobil und arbeiten in virtuellen Teams. Nur die „alte“ digitale Lösung E-Mail passt hier nicht mehr ganz ins Bild. Das zunehmende SPAM-Problem und mangelnde Verschlüsselung kommen hinzu. Für Effizienzsteigerungen und sichere Zusammenarbeit müssen andere Lösungen her. Denn Kommunikation ist die Grundlage jeglichen Zusammenwirkens. Sie verbindet die gesamte Organisation. Art und Weise, Mittel und Wege haben größten Einfluss auf Produktivität, auf den Erfolg.

Sichere mobile Vernetzung

Viele Unternehmer und Manager fragen sich aktuell im Zuge der neuen Digitalisierungswelle: „Was bedeutet das für mein Unternehmen? Was kann ich durch Digitalisierung noch verbessern?“
Die Antwort ist einfach: Unternehmen können heute Mitarbeiter, Teams & Kunden arbeitsplatz- und geräteunabhängig digital und sicher vernetzen – und in wenigen Tagen Erfolge erzielen. Dazu ist weder ein umfangreiches IT-Projekt noch ein großer finanzieller Einsatz erforderlich. Denn was bislang an Aufgaben, Projekten, Geschäftsprozessen, Abläufen von Gruppen, Teams, Abteilungen eher improvisatorisch per E-Mail, Telefon, Zuruf, Meetings oder gar Papier hilfsweise erledigt wird, kann mit einer modernen multigerätetauglichen Kommunikations- und Collaboration-Lösung wie Cocuun professionell und effizient organisiert werden. Es geht um jedwede laufende Vorgänge und Projekte im Unternehmen: Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Arbeitseinsatzplanung, Fuhrpark, Urlaub/Abwesenheit, Dienstreisen, Einkauf, Rechnungsprüfung, Bauprojekte, Softwareeinführungsprojekte uvm.

Wie können Unternehmen nun mit Cocuun durchstarten?

Anders, als bei Lösungen, derer man sich im Web selbst bedienen kann, unterstützt und berät EXEC seine Kunden auf Wunsch intensiv bei der Abbildung unternehmensindividueller Abläufe in Cocuun, auch direkt vor Ort beim Kunden.
EXEC präsentiert Cocuun gerne zunächst per Teamviewer oder persönlich vor Ort. Sodann können Unternehmen und Organisationen die gewünschte Business-Version 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.
Ist der Anfang erst gemacht, wird der Unternehmer schnell eigene Ideen zur weiteren digitalen Vernetzung innerhalb seiner Organisation entwickeln, denn jedes Unternehmen ist einmalig und verdient eine individuelle Betrachtung.


Grund zur Sorge? Auf keinen Fall. Die Digitalisierung und Vernetzung mittels Cocuun kann Schritt für Schritt, Bereich für Bereich angegangen und weiter ausgebaut werden. Die Nutzen in Form von Zeit- und Kosteneinsparungen, Transparenz sowie die Entlastung von Routinetätigkeiten werden schnell erkennbar werden. Aber auch „weiche“ Faktoren, wie bessere Servicequalität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsplatzqualität sind nicht zu vernachlässigen.