Einfach und schnell in die Digitalisierung starten

17. Jan 2018 | Digitalisierung & Zusammenarbeit

„Die Digitalisierung ist in vollem Gange. Sie eröffnet einmalige Chancen für mehr Lebensqualität, effizienteres Wirtschaften und neue Geschäftsmodelle. Sie betrifft uns alle – und sorgt für einen tiefgreifenden Wandel in jedem Lebensbereich.“ (BMWi)

 

Viele Unternehmer und Manager fragen sich jedoch: „Was bedeutet das für mein Unternehmen? Wie und wo soll ich mit Digitalisierung starten?“

Die Antwort ist einfach: Unternehmen können heute in die Digitalisierung ihrer Organisation einsteigen und bereits in wenigen Tagen Erfolge erzielen. Dazu ist weder ein umfangreiches IT-Projekt noch ein großer finanzieller Einsatz erforderlich. Cocuun genügt.

Was meint „Organisation“ hier? Es geht um jedwede laufende Vorgänge und Projekte im Unternehmen: Organisation von Meetings u. Veranstaltungen, Arbeitseinsatzplanung, Fuhrpark, Urlaub/Abwesenheit, Dienstreisen, Einkauf, Rechnungsprüfung, Baustellen, Softwareeinführungsprojekte uvm.

 

Welche Effekte können Unternehmer mit der Digitalisierung in diesen Bereichen erzielen?

  • Informationen verteilen: Pläne, Verträge, Dokumentationen, Fotos etc. nur einmal zentral bereitstellen und unmittelbar für alle Beteiligten verfügbar machen.
  • Effizient kommunizieren: Direkt und schnell, ähnlich WhatsApp, aber vorgangsbezogen und rechtegesteuert.
  • E-Mails in Vorgänge umwandeln: E-Mails in Cocuun übernehmen, alle Beteiligten einbinden, Verantwortlichkeiten festlegen, Bearbeitungsstatus nachverfolgen, Transparenz schaffen.
  • Vorgangsbearbeitung standardisieren: Wiederkehrende, gleichartige Aufgaben nach vorgegebenem Raster bearbeiten, Mitarbeiter schneller einarbeiten.
  • Wissen sichern: Wissen vieler Know-How-Träger sammeln, zentral ablegen und für alle verfügbar machen.

Ist der Anfang erst gemacht, wird der Unternehmer schnell eigene Ideen zur weiteren Digitalisierung seiner Organisation entwickeln, denn jedes Unternehmen ist einmalig und verdient eine individuelle Betrachtung.

Grund zur Sorge? Auf keinen Fall. Die Digitalisierung kann Schritt für Schritt, Bereich für Bereich angegangen und weiter ausgebaut werden. Der Nutzen in Form von Zeit- und Kosteneinsparungen sowie die Entlastung von Routinetätigkeiten wird schnell erkennbar werden. Aber auch „weiche“ Faktoren, wie bessere Servicequalität und höhere Mitarbeiterzufriedenheit sind nicht zu vernachlässigen.

 

Folgende Erfolgsfaktoren gilt es im Digitalisierungsprojekt zu berücksichtigen:

  • Prozessdigitalisierung bedeutet: Ausgetretene Pfade verlassen
    Viele Unternehmen verbleiben gerne in ihrer Komfortzone – und schieben die weitere Digitalisierung vor sich her, häufige Aussagen:
    „Wir benutzen doch E-Mail und WhatsApp für die digitale Kommunikation!“
    „Andere sind doch auch nicht weiter.“
    „Wir wissen ja, dass wir da was machen müssen, aber im Moment ist einfach zu viel zu tun.“
  • Digitaler Wandel ist Chefsache – Unternehmer gehen voran
    Viele glauben, Digitalisierung sei eine IT-Sache, da sei die IT-Abteilung ja zuständig. Das ist falsch, denn es geht um die strategische Ausrichtung des Unternehmens, um Ziele, die Einbindung aller Mitarbeiter, um Einflüsse von außen. Ein Unternehmer muss die Richtung vorgeben, Digitalisierungsprojekte fordern und fördern und selbst eine beispielhafte Vorbildfunktion einnehmen.
  • Entschlossenheit und Vertrauen sind wichtig für den Projekterfolg
    Vorteile, Möglichkeiten und Notwendigkeit der Digitalisierung sind im Voraus oft nicht gleich erkennbar, erst im Laufe der Umsetzung. Zudem muss das Unternehmen neuen Lösungen vertrauen und sich auf Veränderungen bisheriger Prozesse einlassen. Gerade in Zeiten, in denen die Geschäfte laufen, ist die Verlockung groß, Digitalisierungsprojekte zu verschieben oder nur halbherzig zu starten.
     

Definitionen

  • Digitalisierung: Veränderungen von Prozessen, Objekten und Ereignissen, die bei einer zunehmenden Nutzung digitaler Geräte erfolgt. (…) Im weiteren (und heute meist üblichen) Sinn steht der Begriff insgesamt für den Wandel hin zu digitalen Prozessen mittels Informations- und Kommunikationstechnik. (Wikipedia)
  • Organisieren: Die auf einen Zweck ausgerichtete planmäßige Regelung von Vorgängen. (Wikipedia)