Die Anzahl Anwesender begrenzen

Aktuell sind Organisatoren besonders gefordert. Egal, ob Führungskräfte und Trainer in Vereinen, Betreiber von Schwimmbädern, Fitness-Studios oder gar Pfarreien. Überall, wo Menschen zusammenkommen sollen, müssen sie Hygienekonzepte entwickeln, angepasst an ihre individuelle Situation, z. B. Location, Gruppengröße, Tätigkeit.

Durch Abstandregeln muss die Anzahl der anwesenden Gäste oder Teilnehmer in der Regel begrenzt werden. Zudem muss dokumentiert werden, wer tatsächlich vor Ort war.

Der Aufwand ist ohne digitale Hilfe kaum zu meistern. Hierbei hilft eine Kollaborations-App wie Cocuun, z. B. mit digitaler Anmeldung zu Kursen, Trainings, Gottesdiensten, Schwimmbad-Besuchen und sonstigen Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmerzahl. Und mit der dadurch automatisierten, papierlosen Dokumentation der Anwesenden – für den Fall, dass das Gesundheitsamt Kontakte nachvollziehen muss.

So funktioniert Cocuun für den Organisator:

• Der Organisator legt in einem sogenannten Gruppenordner (funktionserweiterer Gruppenchat) ein Anmeldformular mit Hilfe des Moduls „Feedback“ für seine Sache an.
• Dabei legt er einfach individuell fest, wie viele Menschen sich maximal dazu anmelden dürfen – und konfiguriert, dass sich Nutzer untereinander im Gruppenordner „nicht sehen können“.
• Einen automatisiert generierten Code kann der Organisator dann z.B. in der Zeitung, in Aushängen oder digital nebst kurzer Anleitung publizieren, d.h. um Reservierung/Anmeldung per Cocuun unter Verwendung eines Codes bitten.

So funktioniert es für die Gäste bzw. Teilnehmer:

• Der Gast/Teilnehmer (es reicht einer pro Familie) muss sich einmalig bei Cocuun registrieren. Die App für iOS, Android und PC-Windows (oder Web) ist völlig kostenlos.
• Nach der Registrierung muss dann nur der vom Organisator veröffentlichte „Einladungscode“ verwendet werden, schon kann der Gast/Teilnehmer sich und die Anzahl an Familienmitgliedern für den Besuch bzw. die Teilnahme „anmelden“.
• Der Gast/Teilnehmer wird dann umgehend nach dem Absenden des Formulars informiert, ob seine Anmeldung erfolgreich war. Ist die maximal mögliche Besucher-/Teilnehmerzahl bereits überschritten, bekommt er dies automatisch mitgeteilt und kann sich die Anfahrt – z.B. zum Freizeitbad – sparen.
• Der Gast/Teilnehmer hat übrigens nach einmaliger Verwendung des o.g. „Einladungscodes“ in Cocuun immer an der gleichen Stelle die Möglichkeit sich zu der Sache „anzumelden“. Der jeweilige Organisator stellt dort immer die aktuellen Termine zur Anmeldung ein.
• Der Gast/Teilnehmer spart sich beim Besuch/bei der Teilnahme das Hinterlassen seiner Adressdaten (auf Papier).

 Großer Vorteil: Aufwendige Zettel-Wirtschaft entfällt.

Dem Organisator liegen digital Kontaktdaten der Gäste/Teilnehmer vor. Im Notfall können diese kontaktiert bzw. Daten an das anfragende Gesundheitsamt weitergeleitet werden.

Cocuun ist bereits einigen Vereinen und Pfarreien eine Hilfe, wo des darum geht Sportkurse oder Gottesdienste mit begrenzter Besucherzahl zu organisieren.