Cocuun-Tipp 50/17: So starten Unternehmen idealerweise mit Cocuun

„Aller Anfang ist schwer“ – das gilt auch für Cocuun, wenn es darum geht, z.B. mit vielen Kolleginnen und -kollegen auf einen Schlag in Cocuun zu wechseln. Es stellt sich zu Beginn die Frage: wie startet man den Wechsel am besten?

Hier unser Tipp, wie Sie Cocuun zum Start und auch generell zur Bearbeitung von Vorgängen nutzen, die nicht direkt einem konkreten Projekt zugeordnet werden können:

1. Die Einführung von Cocuun als „offizielle“ Kommunikations- und Arbeitsplattform Ihres Unternehmens sollten Sie zunächst intern kommunizieren.
2. Legen Sie einen ersten Ordner an und nennen Sie ihn „Aktuelle Vorgänge“.
3. Legen Sie ein erstes Thema „Nutzungshinweise“ an.
4. Erfassen Sie in diesem Thema einen Beitrag zur Verwendung des Ordners, z.B.:
   „In diesem Ordner finden sich aktuell wichtige Vorgänge. Je Vorgang wird ein Thema angelegt, dem alle Beteiligten zugeordnet sind. Nach Erledigung des Vorgangs wird das Thema geschlossen.“
5. In der zentralen Benutzerverwaltung legen Sie die Mitarbeiter an.
6. Sodann können Sie sie in diesen ersten zentralen Ordner einfach per Klick bzw. Tap hinzufügen – und ihnen das Recht geben, Themen anzulegen.

Nun können Sie loslegen: Einfach für jeden Vorgang ein neues Thema anlegen, am Vorgang beteiligte Mitarbeiter zuordnen, Dokumente hochladen, zum Vorgang chatten, bei Bedarf Checklisten hinzufügen – und nach Erledigung des Vorgangs das Thema schließen.