So einfach funktioniert Cocuun!

Einfach Schritt für Schritt starten.

Das Prinzip ist einfach.

Methode statt Improvisation

In Cocuun gibt es Ordner – und in jedem Ordner Themen. Der Organisator lädt Teilnehmer zum Ordner ein und weist ihnen relevante Themen zu. Dabei gibt er ihnen Berechtigungen, z.B. Schreiben oder nur Lesen. Ein Ordner steht dabei z.B. für ein Projekt, eine Gruppe oder einen Prozess. Themen entsprechend für Vorgänge, Teilschritte, Aufgaben.

Innerhalb der Themen können Dokumente, Fotos, Dateien aller Formate geteilt bzw. gespeichert werden, es kann informiert und diskutiert werden. Funktionsmodule wie Checklisten, Abstimmungen oder Terminplaner werden vom Organisator bei Bedarf hinzugefügt.

Die ersten Schritte: Einladung & Registrierung

Die ersten Schritte: Einladung & Registrierung

Einfach selbst registrieren.

  • Registrieren Sie sich schnell und einfach für Cocuun.
  • Dazu brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse, Namen und ein Passwort, das Sie selbst vergeben.
  • Ihre Daten behandeln wir natürlich vertraulich, es gelten die deutschen Datenschutzgesetze.

Oder: Einladung folgen – und registrieren.

  • Andere Teilnehmer können Sie für die Zusammenarbeit oder einfach zum Chat einladen.
  • Sie werden automatisch dem Ordner/Thema (oder Chat) des Einladenden zugeordnet.
  • Falls Sie eine Einladung per E-Mail erhalten und noch nicht registriert sind, erhalten Sie mit dieser E-Mail auch gleichzeitig den Einladungscode.
  • Installieren Sie in dem Fall zunächst Cocuun (mobile App oder Desktop-App), registrieren Sie sich und verwenden Sie dabei den Einladungscode.

Der Sicherheitscode / Einladungscode.

  • Sie erhalten während der Registrierung einen Sicherheitscode per E-Mail, den Sie einmalig erfassen müssen.
  • So stellen wir sicher, dass Sie auch der Inhaber der E-Mail-Adresse sind.
  • Falls Sie von jemandem zu Cocuun eingeladen wurden und noch nicht registriert sind, erhalten Sie per E-Mail einen Einladungscode, den Sie ebenfalls einmalig erfassen müssen.

 

Der Sicherheitscode / Einladungscode.

  • Sie erhalten während der Registrierung einen Sicherheitscode per E-Mail, den Sie einmalig erfassen müssen.
  • So stellen wir sicher, dass Sie auch der Inhaber der E-Mail-Adresse sind.
  • Falls Sie von jemandem zu Cocuun eingeladen wurden und noch nicht registriert sind, erhalten Sie per E-Mail einen Einladungscode, den Sie ebenfalls einmalig erfassen müssen.

Einladung zu einem Ordner oder Chat annehmen.

  • Auch wenn Sie bereits registriert sind und Sie jemand zu einem Ordner oder zum einfachen Chat erstmalig neu einlädt, erhalten Sie einen Einladungscode per E-Mail.
  • Sie finden die Funktion „Einladung annehmen“ immer im Hauptmenü rechts oben.
  • Egal, ob Sie sich im Bereich „Ordner“, „Chats“ oder „Aktuell“ befinden, einfach „Einladung annehmen“ wählen – und im folgenden Dialogfenster Ihren persönlichen Einladungscode eingeben.
  • Sodann erhalten Sie Zugang zum Ordner des einladenden Teilnehmers bzw. zum direkten Chat.
s

Hinweis! Nutzung verschiedener E-Mail-Adressen.

  • Falls Sie eine Einladung auf eine andere E-Mail-Adresse erhalten, die nicht Ihrem Cocuun-Konto entspricht, kein Problem!
  • Erfassen Sie unter „Einladung annehmen“ einfach den Einladungscode, den Sie mit der Einladung erhalten haben.
  • Somit können Sie die Einladung mit Ihrem existierenden Cocuun-Konto bequem annehmen – und sofort im Ordner und Thema des Einladenden mitwirken.
Tutorial „Cocuun im Überblick“

Ordner & Themen anlegen, Teilnehmer einladen

Sie bleiben beim Thema! Cocuun sorgt für Ordnung und Übersicht.

Das Chatten zu zweit, wie von einfachen Messengern bekannt, ermöglicht Ihnen Cocuun über „Chats“. Gruppen, wie Sie sie evtl. aus WhatsApp kennen, sind bei Cocuun „Ordner“. Innerhalb von Ordnern bieten wir jedoch eine weitere Ebene, die Themen.

Kommunikation bzw. Chatten in der Gruppe, Dateiaustausch/-ablage sowie Zusatzfunktionen lassen sich dadurch thematisch ausgezeichnet strukturieren. So bleiben Sie immer beim Thema und wahren die Übersicht.

„Ordner“ können sein: ein Projekt, ein wiederkehrender Geschäftsprozess, eine Aufgabe, ein Ereignis, ein Objekt, eine Gruppe und vieles mehr.

Ordner anlegen.

  • Legen Sie für Ihre Projekte, Vorgänge, Aufgaben etc. passende Ordner an.
  • Wählen Sie passende Namen und eine Grafik als Ordner-Avatar.
  • Versehen Sie Ordner zudem mit Hintergrundbildern.
  • Ordner können zunächst angelegt – und wahlweise erst später freigegeben werden.
  • Tipp für Unternehmen: auf Auswahl „Herausgeber“ achten.

In Themen gliedern.

  • Die Themen-Ebene ist untergeordnet und ermöglicht die feinere Gliederung.
  • Wählen Sie aussagekräftige Namen für Unterthemen.
  • Themen können zunächst angelegt – und wahlweise erst später veröffentlicht werden.
  • Tipp: Beschreiben Sie in einem ersten Thema kurz Zweck und Verwendung des Ordners sowie ggf. nötige Regeln.

Andere einladen.

  • Laden Sie andere Teilnehmer für die themenbezogene Zusammenarbeit ein.
  • Fügen Sie einfach bekannte Cocuun-Nutzer hinzu – oder nutzen Sie vorhandene Kontaktdaten auf Ihrem Gerät.
  • Externe neue Teilnehmer können Sie ganz einfach aus der App heraus über deren E-Mail-Adresse einladen.

Jetzt mit „Unterthemen“ im Thema

Cocuun bietet nun eine dritte Ordnungsebene, Themen ergänzen Sie nun bei Bedarf sinnvoll durch Unterthemen. Die Berechtigungen der Ordner-Teilnehmer können Sie für Unterthemen dabei separat definieren. So gestalten Sie Ihre Ordner wesentlich kompakter und können diese feiner untergliedern.

Tipp! Ordner-Gruppierung

Die Abbildung von Aufgaben, Projekten und anderen Vorgängen erfordert eine gewisse Anzahl von Ordnern. Um die Übersicht zu wahren, können Ordner in Kategorien gruppiert werden. Diese Ordner-Gruppierungen lassen sich benennen und individuell farblich gestalten.

Tutorial „Ordner, Themen, Teilnehmer, Rechte“

Berechtigungen erteilen

Geben Sie den Teilnehmern in „Ihren“ Ordnern und Themen Nutzerrechte! So sorgen Sie dafür, wer welche Informationen lesen darf, wer bei welchen Themen Beiträge schreiben oder lediglich mitlesen darf. So bleibt bei wichtigen Themen die Übersicht gewahrt, Kommentare und „Unterhaltungen“ können ausgeschlossen werden.

Anderen Teilnehmern Rechte zuweisen.

  • Definieren Sie schnell und einfach Nutzungsrechte aller oder einzelner Teilnehmer.
  • Berechtigungen können sofort bei Anlage eines Ordners bzw. Themas erteilt werden – oder später.
  • Legen Sie Rechte je Ordner fest, z.B. „Themen anlegen“ oder „administrieren“
  • Erteilen Sie Rechte je Thema: „lesen“, „schreiben“, „administrieren“.
  • Berechtigungen sind jederzeit wieder änderbar.
  • Später hinzugefügten Teilnehmern können Sie ebenso schnell und einfach Rechte erteilen.
  • Ordner und Themen geben Übersicht über die Teilnehmer und deren Berechtigungen.

Neu! "Anonyme Leser" im Thema

Cocuun ermöglicht Ihnen jetzt die Erstellung von Themen mit „anonymen Lesern“. Diese „sehen“ sich hierbei untereinander nicht. Lediglich Administratoren, Autoren und Moderatoren treten in Erscheinung.
Anwendungsbeispiel: Ein Kundennewsletter (vgl. E-Mail-Versand in Blind Copy (BCC))

s

Hinweis! Vergabe von Admin-Rechten.

Bitte gehen Sie sorgfältig mit der Erteilung von Admin-Rechten an andere Teilnehmer Ihres „Ordners“ um. Ein Administrator kann Ordner und Themen umbenennen, umgestalten, abschließen und löschen, die Berechtigungen anderer Teilnehmer verändern sowie Teilnehmer hinzufügen.

Admin-Rechte sollte somit nur jemand mit ersten Erfahrungen im Umgang mit Cocuun sowie dieser Rolle erhalten.

Messaging, Dokumente austauschen, Dateien ablegen

Mit Cocuun chatten Sie, wie von bekannten Messengern gewohnt – und versenden Nachrichten, wie per E-Mail. Innerhalb der Themen – oder im persönlichen Chat zu zweit.

Messaging

Ähnlich der „Gruppen-Chats“, wie sie bei WhatsApp existieren, nutzen Sie in Cocuun Ordner und Themen. Somit können Sie themenbezogen in einer Gruppe von Teilnehmern Nachrichten austauschen. Für den „Dialog“ zu zweit nutzen Sie hingegen die Funktion „Chats“.

weiterlesen ...

Chat-Nachrichten bzw. Beiträge können Sie selbst nach dem Versand wieder bearbeiten bzw. korrigieren – oder löschen. Bei den Empfängern erscheint dann ein Hinweis mit Änderungs- bzw. Löschdatum.

Beiträge können Sie kopieren und in anderen Themen wieder einfügen. Sie können Beiträge markieren, z.B. wenn diese wichtig sind, diese erscheinen dann zusätzlich in einer gesonderten Übersicht in der Ordner- sowie Themenebene. Alle ungelesenen Beiträge können Sie sich ebenfalls pro Ordner und pro Thema anzeigen lassen.

Nachrichten können Sie über die mobilen Apps einfach durch Tippen auf die Nachricht per E-Mail oder andere Messenger teilen.

Dokumente austauschen

An Nachrichten lassen sich Dateien jeglichen Formats anhängen, ähnlich der E-Mail, – und dadurch themenbezogen im Ordner ablegen, um sie mit anderen Teilnehmern zu teilen, z. B. PDF-Files, Fotos, Videos, Office-Dateien, Sprachnachrichten.

weiterlesen ...

Für neue Fotoaufnahmen oder aktuelle Sprachaufzeichnungen greift die App direkt auf die entsprechenden Funktionen Ihres Geräts.

Per Windows-Desktop-App lassen sich Dateien aus Ihrem Windows-Explorer ganz einfach per Drag & Drop Ihrer entsprechenden Cocuun-Nachricht beifügen.

Derzeit können Sie mit einer Nachricht bzw. einem Beitrag jeweils Dateien bis zu einer Größe von 50 MB versenden bzw. uploaden.

Daten ablegen

Egal, ob für den schnellen Austausch oder die langfristige Nutzung im Team. In jedem Ordner und auch in jedem Thema haben Sie Übersicht über alle dort abgelegten Dateien.

weiterlesen ...

Von dort lassen sich die Dokumente auch bequem anzeigen und downloaden, um sie in anderen Anwendungen weiterzuverwenden.

Jedem Anwender steht für die Speicherung in denen von ihm angelegten/administrierten (privaten) Ordnern kostenlos 1 GB zur Verfügung.

Tipp! Die Notizfunktion

Direkt im Thema können Sie nun Ihre persönlichen Notizen aufschreiben. So halten Sie Ihre Gedanken und Ideen zur Aufgabe, zum Vorgang oder zum Projekt einfach und geordnet fest. Einfach über das Hauptmenü im Thema „Notizen hinzufügen“!

Tipp! Einfaches Teilen per E-Mail & andere Messenger

Beiträge in Cocuun können Sie nun über die iOS- und Android-Apps sehr einfach per E-Mail oder vorhandene Messenger teilen bzw. versenden. Einfach auf den Beitrag tippen, dann auf „Teilen“ im Kontextmenü!

Neu! Moderierte Themen

Moderierte Themen

  • Diese neue Version der Themenebene ermöglicht Ihnen die Definition verschiedener Rollen: Moderatoren, Autoren, Leser.
  • Beiträge können nur von Autoren verfasst werden.
  • Kommentare, Fragen oder Hinweise können Teilnehmer per Chat nur an Moderatoren richten.
  • Diese Chats sind nur für den jeweiligen Teilnehmer und alle Moderatoren sichtbar, das schont alle anderen im Thema.
  • Ein Moderator kann dem fragenden Teilnehmer entweder persönlich antworten – oder bei relevanten Inhalten sodann einen Beitrag für alle Teilnehmer im Thema verfassen.
  • Moderatoren können gleichzeitig auch Autoren sein.

Beispiele für den optimalen Einsatz moderierter Themen:

  • Einrichtung eines „Wikis“ für gemeinschaftlich nutzbares Wissen und Erfahrungen: Autoren liefern Beiträge, Kommentare und Ergänzungen der Mitarbeiter gehen nur an Moderatoren.
  • „Information der Geschäftsleitung“, Rückfragen der Belegschaft gehen nur an Moderatoren.
  • Abbildung eines Projekts mit vielen beteiligten „Randfiguren“. Das schont die eigentlichen Akteure.
  • Themen, die Umfragen bzw. Abstimmungen enthalten. Rückfragen können mit Moderatoren geklärt werden.
  • Einrichtung eines Support-Ordners mit moderierten Themen als besonderen Service für Kunden.

Tipp! Kombinieren mit "anonymen Lesern" im Thema

Cocuun ermöglicht Ihnen jetzt die Erstellung von Themen mit „anonymen Lesern“. Diese „sehen“ sich hierbei untereinander nicht. Lediglich Administratoren, Autoren und Moderatoren treten in Erscheinung.
Anwendungsbeispiel: Ein Kundennewsletter (vgl. E-Mail-Versand in Blind Copy (BCC))

Zentral administriert – professionell & sicher.

Für Unternehmen bzw. Organisationen bietet Cocuun eine zentrale Benutzerverwaltung.

Zentrale Rechtesteuerung

Sie legen zentral fest, wer in Ihrer geschlossenen Nutzergruppe mitwirken soll – und wer davon „offizielle“ Ordner und Themen Ihres Unternehmens erstellen – sowie gegebenfalls auch „Externe“ frei einladen darf. Ausgewählten Nutzern können Sie auch komplette Admin-Rechte erteilen.

„Offizielle“ Ordner

Bei offiziellen Ordnern, die nur autorisierte Nutzer anlegen dürfen, tritt Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation deutlich als Herausgeber auf, z.B. mit farblicher Hervorhebung und Namen in der Ordnerübersicht.

Tipp! Teilnehmer zentral aus allen Ordnern entfernen

Über die Benutzerverwaltung lassen sich Teilnehmer mit einem Klick aus allen offiziellen Ordnern zentral entfernen, z.B. wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Protokollierung & Archivierung

Protokoll-/Archivfunktion

Ordner und Themeninhalte können Sie in ein PDF-Dokument konvertieren und zusätzlich inklusive aller Anhänge in ein ZIP-Archiv packen. Wichtige Themeninhalte „offizieller“ Ordner lassen sich so zur Dokumentation separat archivieren.

Tipp! Protokollierung digitaler Meetings

Cocuun ist auch für digitale Meetings ideal geeignet. Mit der Protokollfunktion können Sie den Chatverlauf im PDF-Protokoll festhalten und anschließend teilen oder ablegen. Digitale Meetings ersparen allen Beteiligten enormen Zeit- und Arbeitsaufwand.

Der Aufgabenplaner

Persönliche ToDos managen: erstellen, verwalten, bearbeiten.

So vergessen Sie nichts mehr!

  • Persönliche Aufgabe frei – oder mit Bezug zu einem Beitrag anlegen.
  • Erinnerung mit Datum und Uhrzeit aktivieren.
  • Aufgaben bearbeiten, quittieren, nach Erledigung löschen.
  • Durch Bezug zum Vorgang bzw. Beitrag in einem Thema kann die Erledigung schnell dokumentiert werden.

Tutorial „Meine Aufgaben planen“

Collaboration – effizient zusammenarbeiten und organisieren

Zusatzfunktionen zur Ergänzung gemeinsamer Themen.

Als Administrator können Sie jedem Thema beliebig und mehrfach Plugins hinzufügen. Über die Themenbearbeitung finden Sie hierfür den Auswahlpunkt „Plugin hinzufügen“. Derzeit bietet Cocuun vier Zusatzfunktionen: Umfrage, Checkliste, Feedback, Terminplaner.

Gemeinsame Checklisten

Gemeinsame Checklisten dienen der effizienten Zusammenarbeit, ob bei einfachen Aufgaben, komplexen Projekten oder bei wiederkehrenden Geschäftsprozessen.

 

  • Einfach Checkliste benennen und kurz beschreiben.
  • Checkpunkte frei erfassen und ggf. sortieren.
  • Übersichtlich gliedern durch frei erfassbare Zwischenüberschriften.
  • Per Rechtevergabe anderen Teilnehmern zur Bearbeitung/Nutzung freigegeben.
  • Tipp: Bereits erstellte Checkliste einfachen importieren!
  • Checklisten lassen sich komplett als csv-Datei exportieren

Tutorial „Checklisten nutzen“

Gemeinsamer Organizer

Für die Termin- und Aufgabenplanung – übersichtlich dem Thema zugeordnet. Optimal auch für Terminserien und in Verbindung mit Aufgabenplänen.

  • Zeitpunkte oder –räume eines Vorhabens definieren
  • Termine abstimmen: Zu-/Absage, neuer Terminvorschlag etc.
  • Aufgaben in der Gruppe verteilen

Tutorial „Der gemeinsame Organizer“

Feedback-Formular

Für Anfragen an Teilnehmer, um gezielt Antworten einzufordern. Optimal für Einladungen und Event-Vorbereitungen.

  • Bezeichnung geben und Anliegen kurz beschreiben.
  • Anfragepunkte frei formulieren.
  • Antwortmöglichkeiten konfigurieren: Freitext, Anzahl, ja/nein
  • Per Rechtevergabe andere Teilnehmer zur Beantwortung auffordern.

Tutorial „Das Feedback-Formular“

Abstimmungen

Für Abstimmungen oder Umfragen unter Teilnehmern eines Themas, für schnelle gemeinsame Ergebnisse.

  • Abstimmung benennen und kurz beschreiben.
  • Abstimmungsmethode wählen: Einfach-, Mehrfachauswahl, Prioritätenzuordnung.
  • Beliebig viele Fragen bzw. Abstimmungspunkte erfassen.
  • Per Rechtevergabe andere Teilnehmer zur Abstimmung einladen.

Tutorial „Eine Abstimmung durchführen“

Persönliche Einstellungen „Mein Konto“

Eigenes Profil unter „Mein Konto“ bearbeiten.

Vervollständigen Sie nach eigenem Ermessen unter „Mein Konto“ Ihr Profil mit einem Foto. Hier können Sie Ihr Passwort jederzeit ändern, Sprachversionen wählen und weitere Einstellungen vornehmen.

Generelle Ordner- und Themeneinstellungen.

Legen Sie hier fest, ob Sie geschlossene oder unveröffentlichte Ordner und Themen in den Übersichten generell anzeigen oder ausblenden möchten. Ebenso, welche Art von Beiträgen in „Aktuell“ generell angezeigt werden sollen.

In Ihren Profileinstellungen lassen sich auch Bildkomprimierungen einstellen, z.B. Versand immer komprimiert oder immer in Originalgröße.

Tipp! Geschlossene Ordner und Themen ausblenden

Blenden Sie generell geschlossene Ordner und Themen aus, wenn Projekte oder Vorgänge abgeschlossen sind. Das verbessert die Übersicht!

Sie haben noch kein Cocuun?

Cocuun ist für den privaten Nutzer kostenfrei. Einfach mit E-Mail-Adresse registrieren.

Sie haben noch Fragen?

Sie interessieren sich für den Einsatz von Cocuun in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation!

Cocuun für Ihre Organisation?

Für Unternehmen, Behörden, Schulen, Vereine, Verbände: Einfach & unverbindlich starten.

* innerhalb von 30 Tagen jederzeit ohne Frist kündbar, danach ab 49 €/Monat/Unternehmen, Kündigungsfrist nur ein Monat zum Monatsende. Bequeme monatliche Zahlung per Rechnung. Preise zzgl. MwSt.

Live-Präsentation
close slider

Wir haben Interesse daran, Cocuun in unserem Unternehmen / in unserer Organisation einzusetzen.

0 26 23 / 987 977




Hier kann ich die Datenschutzerklärung nachlesen.